Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

🎯 Deine Rolle bei haelsi

Als Executive Assistant to the CEO spielst du eine entscheidende Rolle dabei, den CEO und die beiden Co-Founder strategisch zu unterstützen, Prozesse effizient zu gestalten und Initiativen erfolgreich umzusetzen.

Diese Position ist mehr als klassische Assistenz – du bist der operative Hebel für den CEO, hältst den Rücken frei und sorgst dafür, dass Strategien Realität werden und Probleme gar nicht erst entstehen.

💡 Du bist perfekt für diese Rolle, wenn du:

✔ Vorausschauend handelst – du erkennst Probleme, bevor sie entstehen.
✔ Mit wenig Input gut arbeiten kannst – du lernst in dieser Rolle durch’s Tun, nicht durch ausführliches Coaching und lange Gespräche.
✔ Prioritäten setzt – du weißt, was jetzt zählt und was warten kann.
✔ Klar kommunizierst – du bringst Informationen auf den Punkt.
✔ In einem dynamischen Umfeld aufblühst – Startups, hohe Verantwortung, schneller Impact sind dein Ding.
✔ Extrem stressresilient bist – du kannst mit hohem Druck umgehen und bleibst dabei fokussiert.

👩🏻‍💻 Deine Aufgaben

• Kalender verwalten, E-Mails priorisieren & beantworten – du filterst, organisierst und hältst den CEO effizient
• Strategische Themen begleiten – du hältst Initiativen am Laufen, sorgst für Klarheit und setzt Aufgaben um
• Hands-on Probleme selbstständig lösen – du wartest nicht auf Anweisungen, sondern findest pragmatische Lösungen
• Effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen – du erkennst, was gebraucht wird, bevor es gebraucht wird
• Kommunikationsschnittstelle – du sorgst für klaren, schnellen Austausch zwischen CEO, Führungsteam und Stakeholdern
• Meetings managen – Strukturierte Agenden, Protokolle, Follow-ups & sicherstellen, dass To-Dos umgesetzt werden
• Sensible interne Themen diskret und zuverlässig managen
• Interne Prozesse kontinuierlich optimieren – du erkennst Ineffizienzen und beseitigst sie
• Ad-hoc-Aufgaben & Troubleshooting – wenn’s brennt, findest du Lösungen

👍 Dein Profil

• Stressresistenz & Priorisierungsstärke – du hältst viele Bälle gleichzeitig in der Luft
• Organisationstalent & Zeitmanagement-Profi – du bringst Struktur in ein dynamisches Umfeld
• Proaktive, lösungsorientierte & eigenständige Arbeitsweise
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch (schriftlich & mündlich)
• Professionelles Auftreten & absolute Diskretion
• Teamplayer mit Hands-on-Mentalität & Verantwortungsbewusstsein
• Schnelle Auffassungsgabe & Offenheit für Feedback
• Gutes Gespür für Zahlen & starke Kommunikationsfähigkeit – du kannst Daten analysieren, aber auch knackige E-Mails schreiben
• Technische Affinität – idealerweise hast du Erfahrung mit Automatisierungen, und spielst gerne mal mit Code und neuen Tools.

💛 Das bieten wir dir

• Hoher Impact & enge Zusammenarbeit mit dem CEO - wenn du deinen Job gut machst, stehen dir in 1-3 Jahren alle Türen für Weiterentwicklung bei haelsi oder anderswo offen.
• Startup-Spirit trifft Healthcare – modernes Umfeld mit Sinn
• Flexible Arbeitszeiten & Home-Office-Option (Wien-basiert, aber remote möglich)
• Exzellente Gesundheitsvorsorge – kostenlose haelsi-Mitgliedschaft für dich & deine Lieben
• Top-Equipment – MacBook & moderne Tools für deine Arbeit
• 30 bezahlte Urlaubstage (gesetzlicher Urlaub + bis zu 5 zusätzliche Tage)
• Wettbewerbsfähige Vergütung inklusive Unternehmensbeteiligung für unbefristete Vollzeitrollen. Wir such nach ca. 2 Jahren Berufserfahrung und bezahlen dafür kompetitiv. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Rolle beträgt brutto €2 548,56 x 14, wir überzahlen natürlich gemäß Erfahrung und Qualifikation.
• Wiener Linien Karte ab dem 3. Monat.
• Gratis sporteln mit unserem Myclubs Firmenabo
• Ganz ehrlich? Diese Rolle lebt vom lernen, nicht den Perks.

🌈 Bewirb’ dich!

Wir glauben an Chancengleichheit und fördern Vielfalt und Inklusion. Bewerber:innen mit unterschiedlichen Hintergründen sind ausdrücklich eingeladen, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Religion, Alter, Behinderungsstatus, sexueller Orientierung oder Familienstand berücksichtigt.

Next steps

✉️ Bewirb dich auf Linkedin oder per Mail an felix@haelsi.at und erzähle uns, warum du bei uns arbeiten möchtest und perfekt für diese Rolle geeignet bist.