Kundenservice (m/w/d), 20-40h, Wien

Ziel der Rolle

Der Kundenservice unterstützt Patient:innen bei der Nutzung von haelsis digitalen Produkten und Services.

Dazu zählen unter anderem:

• das Patientenportal
• die haelsi Mitgliedschaft
• haelsi weight
• weitere digitale oder produktbezogene Services

Die Rolle sorgt dafür, dass Patient:innen haelsis digitale Angebote einfach nutzen, gut verstehen und bestmöglich davon profitieren können.

Ziel ist es, über alle Leistungen außerhalb der Gesundheitszentren hinweg ein reibungsloses, verlässliches und leicht verständliches Erlebnis zu schaffen.

Zentrale Aufgaben

Support für digitale Produkte

Unterstützung von Patient:innen bei der Nutzung von haelsis digitalen Produkten und Services.

Dazu gehört:

• Patient:innen durch das Patientenportal zu begleiten
• Fragen rund um Mitgliedschaften und Abos zu beantworten
• bei haelsi weight und anderen Programmen zu unterstützen
• digitale Services klar, einfach und verständlich zu erklären

Kund:innenservice

Betreuung der Patient:innen über alle relevanten Kanäle.

Dazu gehört:

• Anfragen per E-Mail, Chat und Telefon zu beantworten
• klare und strukturierte Antworten zu geben
• Patient:innen bei servicebezogenen Fragen zu unterstützen
• jederzeit in einem freundlichen und professionellen Ton zu kommunizieren

Problemlösung

Lösung von Anliegen rund um digitale Produkte und Services.

Dazu gehört:

• Nutzer:innenprobleme zu erkennen und einzuordnen
• einfache Probleme direkt selbst zu lösen
• technische Themen bei Bedarf an die richtigen Stellen weiterzugeben
• nachzufassen, damit Anliegen auch wirklich gelöst werden

Koordination & Eskalation

Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, wenn es notwendig ist.

Dazu gehört:

• produktbezogene Themen an das passende Team zu eskalieren
• sich mit den Zentren abzustimmen, wenn sich Themen überschneiden
• für eine klare Zuständigkeit bei jeder Anfrage zu sorgen

Feedback & Verbesserung

Mitwirkung an der Weiterentwicklung von haelsis Produkten und Services.

Dazu gehört:

• wiederkehrende Nutzer:innenprobleme zu erkennen
• strukturiertes Feedback an interne Teams weiterzugeben
• Verbesserungen bei Prozessen oder Kommunikation vorzuschlagen

Klare Rollenabgrenzung

Kundenservice vs. Front Desk Team

Diese Rolle ist klar von den Front-Desk-Teams in den Zentren abgegrenzt.

Kundenservice (diese Rolle)

Verantwortlich für:

• digitale Produkte (Patientenportal, Mitgliedschaft, haelsi weight)
• standortübergreifende Services
• produktbezogene Fragen und Probleme
• Remote-Support, also Unterstützung unabhängig von einem bestimmten Standort

Front Desk Team (in den Zentren)

Verantwortlich für:

• Arzttermine und Terminverwaltung
• standortspezifische Fragen
• Unterstützung von Patient:innen vor Ort
• administrative Abläufe (z. B. Rechnungen, Versicherungen)
• Anliegen, die direkt mit einem bestimmten Standort zusammenhängen

Leitregel

👉 Geht es um ein Zentrum oder einen konkreten Standort → Front Desk

👉 Geht es um ein Produkt oder einen Service → Kundenservice

🚫 Klare Abgrenzung (nicht Teil der Rolle)

Der Customer Support Agent ist nicht verantwortlich für:

• operative Themen im Zentrum (Center Operations Lead)
• Terminvergabe oder Terminmanagement für Ärzt:innen
• Unterstützung von Patient:innen vor Ort
• administrative Aufgaben innerhalb der Zentren
• medizinische Beratung oder medizinische Entscheidungen

Interner Leitgedanke

Der Kundenservice verantwortet das Patient:innenerlebnis über haelsis digitale Produkte hinweg — nicht die operativen Abläufe im Gesundheitszentrum.

Erfolgskennzahlen

Der Erfolg in dieser Rolle zeigt sich unter anderem durch:

• schnelle und klare Antwortzeiten
• hohe Patient:innenzufriedenheit
• eine erfolgreiche Lösung produktbezogener Anliegen
• geringe Eskalationsquoten
• hohe Kommunikationsqualität

🚀 So sieht Erfolg in dieser Rolle aus

Ein erfolgreicher Kundenservice:

• hilft Patient:innen, digitale Services einfach und sicher zu nutzen
• kommuniziert klar, freundlich und effizient
• löst Anliegen ohne unnötiges Hin und Her
• erkennt wiederkehrende Probleme und macht sie sichtbar

Kurz gesagt:

Patient:innen können haelsis Produkte einfach, verständlich und ohne Reibung nutzen.

Benefits

Das bieten wir dir:

• Das dynamischste Team im Gesundheitsbereich! Wir sind Gesundheitszentrum und Startup zugleich. Wir arbeiten laufend an Verbesserungen und nichts steht hier still.
• Exzellente Gesundheitsvorsorge: Du und deine Lieben erhalten eine kostenlose haelsi-Mitgliedschaft und ihr werdet bei haelsi immer von unseren Top Mediziner:innen behandelt.
• Attraktiver Arbeitsplatz in modernen Praxisräumen, die stilvoll, komfortabel und perfekt ausgestattet sind.
• Super Öffi-Anbindung.
• Familienfreundlicher Betrieb. Wir haben Kinder, Partner und Haustiere und verstehen, dass manchmal das Leben dazwischen kommt.
• Schöne Gemeinschaftsräume mit Küche und Balkon in 1020
• Frischer Bio-Obstkorb in der Küche
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Das monatliche Bruttogehalt auf Vollzeitbasis beträgt nach KV €2.059,41. Dein tatsächliches Gehalt kann abhängig von deiner Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung höher sein.

Bewirb dich!

Wir glauben an gleiche Teilhabe für alle und freuen uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit diversem Hintergrund. Wir schauen uns alle Bewerbungen gleich an, ohne Rücksicht auf Geschlecht, Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexuelle Orientierung, Behinderung, usw. Sei, wie du bist.